Polskie urzędy nie należą do najlepszych na świecie. Nie należą też do najgorszych. W zależności od tego, skąd pochodzisz, możesz uznać to za całkowicie akceptowalne lub całkowicie zdezorganizowane.
Przedstawiamy kilka porad mogących ułatwić Ci życie w postępowaniach administracyjnych przed polskimi urzędami.
1. Warto mieć dwie kopie dokumentów i prosić o potwierdzenie przyjęcia dokumentów
Każda instytucja administracyjna ma swój własny chaos do ogarnięcia. Jeżeli chcesz potwierdzenia złożenia dokumentu, to wystarczy o nie poprosić. Urzędnik ma obowiązek spełnić Twoje żądanie.
Warto mieć na uwadze, że o ile nie przyniesiesz swojej kopii dokumentów, to otrzymasz opieczętowany świstek papieru, który nie mówi co tak właściwie złożyłeś. Dlatego najlepiej zawsze mieć swoją kopię i poprosić urzędnika o potwierdzenie (w formie pieczątki I podpisu). To pomoże urzędowi zorientować się jakie dokumenty złożyłeś, gdyby te miały gdzieś przepaść.
2. Znaj sygnaturę sprawy. Zawiera ona cenne informacje.
Sygnatura sprawy to nie jest po prostu zwykły numerek seryjny. Pomoże Ci przy wypytywaniu o stan sprawy jak i podejmowania związanych z nią działań. Jest także źródłem przydatnych informacji. Posłużmy się przykładem z Urzędu Wojewódzkiego:
SOC-LPII.1234.1.3073.2018.JK
SOC – to wydział zajmujący się sprawą (tutaj: Wydział Spraw Obywatelskich I Cudzoziemców)
LPII – liczba oznaczająca wspomniany wydział (tutaj: drugi)
2018 – rok, w którym rozpoczęto postępowanie (czyli kiedy złożono wniosek I nadano sprawie sygnaturę)
JK – inicjały urzędnika bezpośrednio działającego w Twojej sprawie (tutaj: Jan Kowalski). Możesz znaleźć te osoby na oficjalnych stronach urzędu.
3. Nie odkładaj sprawy na ostatnią chwilę. Czas MA znaczenie
Jeżeli urząd poprosi Cię o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów w danym czasie (np. 7 dni) lub w wyznaczonym terminie (np. 16.01.2020r.), to zacznij natychmiast działać. Odkładanie na ostatni dzień może sprawić, że nie przygotujesz wszystkiego na czas. Terminy także są bardzo istotne. Jeżeli masz termin 7 dniowy, a dokumenty dostarczysz 8go dnia, wtedy niestety otrzymasz negatywną decyzję.
4. Bądź uprzejmy. Wszystko zależy od ludzi.
Polska administracja działa zazwyczaj na zasadzie uznaniowości. Jest to termin prawny oznaczający, że w wielu etapach postępowania urzędnik ma swobodę co do wydania decyzji (oczywiście do pewnego stopnia). To jednocześnie dobrze i źle. Dlatego pamiętaj o uprzejmości, gdyż tylko ona może sprawić, że otrzymasz to na czym Ci zależy.
5. Korzystaj z najnowszych formularzy.
Jest wiele błędów, które możesz popełnić podczas wypełniania polskich formularzy. Błędem wręcz kardynalnym jest użycie przestarzałego formularza przypadkowo znalezionego na stronie. Z racji tego, że formularze te często się zmieniają (co łatwo można przeoczyć), zalecane jest ich pobieranie z oficjalnych stron internetowych urzędów.
6. Wysyłaj tylko listem poleconym.
Każdy wniosek, formularz lub inny dokument można nadać Pocztą Polską. Warto o tym pamiętać na wypadek, gdyby nie było czasu na stanie w długich kolejkach, lub urząd byłby zamknięty, a także gdyby żądano dokumentu w terminie niemożliwym do zrealizowania.
Jednak koniecznym jest korzystanie z LISTÓW POLECONYCH. Jest to list z potwierdzeniem nadania, który wygląda następująco:
W postępowaniu administracyjnym NIGDY nie używaj listu zwykłego. Nie tylko nie dostaniesz potwierdzenia nadania, ale istnieje ryzyko, że list w ogóle nie dojdzie do urzędu.
Oczywiście zawsze przechowuj potwierdzenia wysyłki. Jeżeli się zgubi, nie można będzie uzyskać kopii.
7. Dokładnie wykonuj polecenia urzędu.
Raz na jakiś czas otrzymasz pismo z urzędu, w którym poproszą Cię o złożenie dokumentów, które już zostały przez Ciebie złożone. Albo zostaniesz wezwany do wypełnienia wniosku dawno już wypełnionego.
Może to wydawać się irytujące i bez sensu, a nawet kuszącym byłoby zrobienie tego po swojemu (czyli np. nie przynieść dokumentu, który uważasz, że urząd już ma). Pamiętaj jednak, że postępowanie administracyjne jest sformalizowane. Jeżeli nie zrobisz tego a co Cię proszą, to w konsekwencji urząd rozpatrzy Twoją sprawę negatywnie. Dlatego stosowanie się do poleceń urzędu powinno leżeć w Twoim najlepszym interesie.
8. Nie musisz robić wszystkiego sam. Sprawdź kto może CI pomóc.
Każde postępowanie prawne może być trudne, czasochłonne i stresujące. Właśnie dlatego możesz zwrócić się o profesjonalną pomoc. W każdej sytuacji prawnej może Cię reprezentować pełnomocnik, który zajmie się sporządzeniem wniosku wraz z odpowiadaniem na listy i prośby ze strony urzędu.
Zanim zdecydujesz się skorzystać z tych usług, dowiedz się jakie są rodzaje prawników w Polsce:
Radca prawny
Adwokat
Prawnik/Specjalista prawny/Doradca prawny
9. Postępowanie kiedyś się skończy. I Ty masz na to wpływ
Nie jest zaskoczeniem, że postępowania trwają bardzo długo. Powinieneś jednak wiedzieć, że prawo przewiduje termin zakończenia postępowania. Generalną zasadą jest 1 miesiąc dla zwykłych spraw, zaś dla bardziej skomplikowanych przypadków – 2 miesiące (niektóre sprawy mogą mieć jednak inny termin). Jeżeli urząd rozpatruje Twoją sprawę za długo, wtedy możesz rozpocząć postępowanie skargowe. W ten sposób nie tylko przyspieszysz zakończenie swojej sprawy, ale też będziesz mógł uzyskać odszkodowanie.
Po więcej szczegółów zapraszamy TUTAJ.
10. Negatywna decyzja o niczym nie przesądza.
Negatywnie rozpatrzono Twoją sprawę. Masz wrażenie, że wszystko przepadło. No nie do końca.
Każde postępowanie administracyjne w Polsce prowadzone jest w dwóch etapach (instancjach). Od decyzji możesz odwołać się do organu wyższego. A jeżeli i on nie przychylił się do Twoich żądań, to zawsze możesz spróbować zmienić decyzję w sądzie administracyjnym.
Tak więc, jeżeli nie zgadzasz się z decyzją, zawsze możesz się odwołać. Rozpatrzenie odwołania zależy jednak od okoliczności, więc warto najpierw skonsultować się z profesjonalistą.
Masz własne sposoby i rady na urzędy w Polsce? Daj znać w komentarzach!
Jeżeli potrzebujesz jakiejkolwiek pomocy prawnej w Polsce, zachęcamy do kontaktu i skorzystania z usług naszej Kancelarii.